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部長「○○君、次回の飲み会の幹事頼んだよ

急に呼び出したと思ったら突然の無茶振り…

今まで幹事なんてやったことないし、どこの店がいいのかも、どんな段取りで

やればいいのかも分からない。だけど先輩・上司の命令には逆らえない…

 

 

そんな風に悩んでるあなた、ネガティブになる前に落ち着いて考えてみましょう。

そのピンチは最大のチャンスなんです。幹事をやれるのはたった一人です。

つまりは自分の好きなようにセッティングできるうえに幹事の特権を独占できます。

 

上手くセッティングできれば職場での評価を上げることができますし、

幹事でしか得られない3つのメリットがあなたのものになります。

 

今回から2回に分けて、飲み会の幹事で手に入る3つのメリットを得る方法

紹介します

ではまず第1回、準備編をどうぞ

 

飲み会の幹事ができること

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「幹事って人集めたり、お金集めたり、店探したりで大変でしょ。そんなのやりたくないよ…」

 

確かに幹事はいろんな方面に確認を取らなければいけません。規模は小さいとは

いえ職場の計画を自分が計画することになりますからね…

 

しかし幹事になることで自分の好きなようにプランニングすることができます。

予算に余裕がなければ料理・飲み放題が安いところを、座敷が嫌なら椅子の席を

予約というように自分のさじ加減で決められます。

 

さらに、来てほしいメンバーに声を掛けたり、気になる人を隣の席にセッティング

することだって可能です。

 

幹事を任されたら、まずは行動してみることから始めましょう。後述のメリットを

考えてもいいこと尽くしです。そのうち自分から幹事に立候補することになる

かもしれません。

 

幹事のお仕事 準備編

メンバーをリサーチする

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まずここが大事です。お店のリサーチが先ではありませんよ。

 

飲み会に来るメンバーの意見を聞くことが真っ先にやるべきことです。

それはなぜか…

  • 上司が嫌いな料理が出てきたら非常にマズイ…
  • 気になる人がアレルギー持ちだったら…
  • 先輩が喘息持ちでタバコがダメだったら…

 

などなど、当日に発覚したら大変なことになります。幹事になったからには

メンバーに有意義な時間を提供しなければなりません。いわばメンバーは、

パーティのゲストです。

 

 

ですから、飲み会をやるときは、必ずメンバー全員に以下のことを聞いてください。

  • お酒は飲めるか否か?
  • 嫌いなもの、食べられないものはあるか?
  • 座敷と椅子どちらがいいか?
  • 食べたい料理はどんなものか?
  • タバコは吸うか否か?

 

確認の方法はいくらでもあります。Excelでリストを作ってボードに貼る、

メール・LINEで送信する、直接聞いて回る…

とにかく聞き漏らしのないようにしましょう。

 

なお、上司への確認だけはメールではなく直接伺いましょう

これも大事なことです。

 

お店をリサーチする

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メンバーの意見を参考にしながらお店をリサーチしていきます。ネットで探す

には以下のサイトがおすすめです。

ホットペッパー グルメ

 

ただし、ネットで検索するだけでは芸がありません。せっかくの機会です。

上司や先輩にオススメの店を訊きにいきましょう

人は質問されたり頼られたりすると気をよくする生き物です。歳をとれば尚更です。

普段あまり話さない上司に質問しに行けばそこで人脈ができます。

 

お店が決まったら予約の電話を入れましょう。具体的に伝えなければならないことは

  • 日時:何日の何時くらいに行くのか?
  • 人数:暫定人数で何人くらいかを伝える
  • 連絡先:会社名と自分の携帯番号を伝える

 

その他にも出せない料理、禁煙かどうかなど補足で質問します。

さらに、連絡は2週間前の営業ピーク前に連絡するのがマナーです。

ビジネスマンたるもの、相手への気配りを忘れてはいけません。予約内容の

変更は遅くても3日前に連絡しましょう。

 

また、お店の下見を兼ねて、挨拶がてら直接伺ってみるのも人脈づくりに繋がります。

 

当日のプランニング

あとは当日の開始の挨拶、レクリエーションの用意です。といってもこれは別に

チカラを入れる必要はありません。

 

挨拶なんて真面目にやろうがお茶目にやろうが最終的に「乾杯!」に持っていければ

いいんです。

レクリエーションも同僚と芸をやったり、ゲームをやったり、ビンゴをやったりと

自由でいいんです。

 

大事なのはみんなが笑顔で楽しめる内容であることです。

 

最終確認

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開催日が5日前になったら、もう一度メンバーに確認を取りましょう。

そのころには一人当たりの予算が出ているのでそれも伝えます。

ドタキャンされると色々面倒になるので、行くのかどうかだけはハッキリ

させましょう。

 

 

準備編は以上です。次回は当日編になります。

飲み会の幹事で3つのメリットを得る方法論 (当日編)